Effizientes Angebotsmanagement als Erfolgsfaktor für Ihr Unternehmen

Das effiziente Erstellen und Nachfassen von Angeboten ist ein wichtiger Erfolgsfaktor für die Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens. Die steigende Preissensibilität und das hohe Qualitätsbewusstsein von Interessenten und Kunden erfordert mehr Individualität und bessere Prozesse im Angebotsmanagement. Es zeigt sich jedoch, dass dies häufig nur unzureichend umgesetzt wird und somit potentielle Kunden verloren gehen.

Effizientes Angebotsmanagement hat positive Effekte in allen betreffenden Geschäftsprozessen, einschließlich Verkauf, Vertrieb (Innen- und Außendienst) und Service.

Bringen Sie Ihre Schäfchen ins Trockene mit dem richtig organisierten Angebotsmanagement.

Ablauf zum organisierten Angebotsmanagement

Das Angebotsmanagement sollte in jedem Unternehmen ein strukturierter und vor allem standardisierter Prozess sein. Lt. einer Studie des VDI (PDF) zeigt sich jedoch, dass Firmen dringenden Handlungsbedarf in der Optimierung und in der Vereinheitlichung des Vorgangs sehen. Und: etwas mehr als 60 % der Unternehmen werden in puncto Angebotsmanagement nicht von einer speziellen Software unterstützt und bearbeiten ihre Angebote somit größtenteils manuell.

Die vier Phasen im Angebotsmangement:

1. Angebotsvorphase

In dieser Phase wägen Sie ab, ob es überhaupt lohnenswert ist ein Angebot zu erstellen, d. h. wie hoch sind die Chancen, dass Sie den Auftrag erhalten und sich der Kunde nicht für einen Ihrer Mitkonkurrenten entscheidet. Dabei kommt es vor allem darauf an, inwiefern sich der Kunde vorher interessiert und kooperativ gezeigt hat.

2. Angebotserstellung

Grundsätzlich ist darauf zu achten, dass Angebote immer sehr detailliert erstellt werden. Im Vornherein muss ein systematischer und standardisierter Arbeitsprozess festgelegt werden, der auf alle Arten von Angeboten anwendbar ist. Am Besten gelingt das indem Sie ein Storyboard erstellen. Hierbei handelt es sich um ein Fließschema mit den einzelnen Schritten zur Erstellung eines Angebots, welches lediglich abgearbeitet werden muss. Somit werden Fehler minimiert und Zeit eingespart.

3. Nachverhandlung und Nachfassen

Wenn Ihr  Kunde mit Ihnen über das Angebot sprechen möchte, müssen Sie sich sorgfältig vorbereiten. Überlegen Sie aus der Sicht des Kunden, was er an dem Angebot verändert haben möchte und ob bzw. wie Sie darauf eingehen werden. Suchen Sie nach möglichen Win-Win – Lösungen.

4. Die Bestellung

Machen Sie es Ihrem Kunden so einfach wie möglich. Bereiten Sie Bestellformulare so vor, dass Ihr Kunde bestenfalls nur noch unterschreiben muss.

Was im Detail in ein Angebot gehört, erfahren Sie unter diesem Link. Eine kompakte Checkliste dazu:

Checkliste für ein erfolgreiches Angebot

☐     Sind alle firmeninternen Vorgaben an das Angebot erfüllt? Dazu gehören bspw. Preise, evtl. Nachlässe, Lieferbedingungen oder Zahlungsbedingungen.

☐     Sind alle rechtlichen Vorgaben eingehalten? Vor allem müssen der Gerichtsstand (für Streitfälle) und Rücknahme- und Garantiebedingungen vermerkt sein.

☐     Sind alle Wünsche des Kunden berücksichtigt und im Angebot hervorgehoben?

☐     Ist das Angebot übersichtlich und klar strukturiert?

☐     Ist erkennbar, dass das Angebot zu Ihrem Unternehmen gehört (Firmenlogo, etc.)?

Eine firmeninterne Checkliste anzufertigen, ist ebenfalls sehr hilfreich, um auf häufige Fehlerquellen aufmerksam zu machen.

Mit CRM-Software erfolgreiches Angebotsmanagement unterstützen

CRM-Systeme bieten verschiedene Vorteile Ihr Angebotsmanagement noch effizienter zu gestalten.

Stellen Sie sich nun folgendes Szenario vor: der Interessent meldet sich telefonisch bei Ihrem Vertrieb Innendienst und möchte eine Änderung am Angebot vornehmen. Mit einem, in das Warenwirtschaftssystem integrierten, CRM-System werden Zeit, Inhalt sowie Art und Weise des Kontakts mit dem Kunden festgehalten. Diese Informationen können sowohl vom Innen- als auch vom Außendienst eingesehen werden und müssen somit nicht extra weitergeleitet werden.

Auf einen Blick sind alle Kontaktdaten und alle Kontaktarten (Telefon Brief, E-Mail usw.) mit dem Kunden sichtbar.  Das liefert Hintergrundinformationen, um persönlicher auf den Kunden einzugehen und das Angebot gezielter und individueller zu gestaltet.

Alle Mitarbeiter haben Zugriff auf das CRM-System. Dies erleichtert die Zusammenarbeit in verschiedenen Teams. Jeder Mitarbeiter hat jederzeit Zugriff auf die Daten (auch unterwegs), die Zuständigkeiten werden somit deutlich und alles bleibt übersichtlich.

Mit dem Übernahmestatus wird auf einen Blick sichtbar, ob das Angebot noch „offen“ oder bereits „erledigt“ ist. Zudem können mit einem Filter die noch „offenen“ Angebot angezeigt werden, sodass sich Ihr Vertrieb beim Nachfassen ausschließlich auf diese Angebote konzentrieren kann.

Schließlich ist es enorm wichtig das Angebot nachzufassen. Das bedeutet, wenn sich der Kunde nach der Übermittlung Ihres Vorschlags nicht eigenständig meldet, liegt es an Ihnen nachzufragen inwiefern Fragen zum Angebot offen sind bzw. ob es für den Kunden optimiert werden sollte. Mit einem integrierten CRM-System können entsprechende Termin-Erinnerungen erstellt und nachverfolgt werden.

Angebote erstellen mit SelectLine – Erfahren Sie mehr in diesem Video-Tutorial:

Bildquellen:

Schäfer mit Schafen by Biegun Wschodni

Studie VDI Angebotsmanagement: Aktive Gestaltung des Angebotsprozesses – Ideen der VDI – Richtlinie aufgreifen, Prof. Dr. Herrad Schmidt 6. APMP-DACH-Konferenz 17. September 2013 Folie 7