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SelectLine Blog

RMA – Rücksendeverwaltung mit SelectLine Warenwirtschaft – inklusive Video

Die Abkürzung RMA steht für Return Merchandise Authorization oder auch Return Material Authorization. Gemeint ist damit eine vom Lieferanten vergebene Kennnummer für die Warenrücksendung, die sog. Rücksendenummer. Diese Kennnummer ist notwendig, damit der Händler bzw. Lieferant die Rücksendung zuordnen kann.

Für das Warenwirtschaftssystem von SelectLine gibt es jetzt eine Rücksendeverwaltung, die es ermöglicht, Ware strukturiert zurückzuführen. Das Ziel ist eine schnelle und problemlose Zuordnung und Verarbeitung von Retouren. Mit dem ab Version 13.2. verfügbaren RMA-Modul können Rücksendungen in der SelectLine Warenwirtschaft nun übersichtlich und nachvollziehbar verwaltet werden.

Sinn und Zweck einer RMA- oder Rücksendenummer

Hinter einer RMA-Nummer verbirgt sich mehr als nur eine fortlaufende Zahlen- oder Buchstabenfolge. Vielmehr verweist die Nummer auf einen RMA-Vorgang, der einem Kunden zugeord­net ist, unter dem die gesamte Abwicklung einer Rücklieferung abgebildet wird.

Zu dem Zeit­punkt, zu dem ein Kunde bekannt gibt, dass er Ware zurück schicken möchte (spätestens aber beim Eintreffen der Rücklieferung), ist es sinnvoll, einen RMA-Vorgang anzulegen. Ein RMA-Vorgang enthält neben den Informationen zum Kunden und zur Ware auch weitere wichtige Informationen zu den Rücksendegründen und vorangegangenen Belegen, wie Auftrag, Liefer­schein oder Rechnung, über den der Kunde die Ware erhalten hat.

Trifft eine Rücklieferung von einem Kunden ein, die mit einer RMA-Nummer versehen ist, kann anhand des RMA-Vorgangs sofort identifiziert werden, um welchen Kunden und um welche Waren es sich handeln soll, ohne dies erst ermitteln zu müssen. Ebenfalls kann so, ohne viel Aufwand, gesteuert werden, was mit der zurückgelieferten Ware geschehen soll.

Wobei genau unterstützt das RMA-Modul von SelectLine?

Das SelectLine RMA-Modul ist für alle Anwender relevant, die:

  • Waren strukturiert zurückführen,
  • alle Stationen eines zurückgesandten Artikels dokumentieren,
  • Rücksendegründe und Vorgehen dokumentieren sowie
  • Auswertungen über Anzahl, Häufigkeit und Gründe von Rücklieferungen machen möchten.

Es ist ab der Warenwirtschaft Version 13.2 ab Standard verfügbar und kann pro Arbeitsplatz lizenziert werden.

Video zum RMA-Modul

In diesem Video geben wir Ihnen einen Überblick über den Nutzen und den Einsatzbereich des Moduls.

Gründe für die Rücksendung von Waren

Es gibt verschiedene Gründe und Auslöser, die eine Warenrücksendung vom Kunden zum Lieferanten erfordern.

Beispiele:

  • Ware falsch geliefert
  • Ware falsch bestellt / gefällt nicht
  • Ware bereits defekt geliefert
  • Ware defekt (innerhalb/außerhalb der Garantiezeit)

Für jeden Fall ist es wichtig, die Rücklieferung zu dokumentieren und den Bezug zum Kunden, zum Artikel und evtl. zum vorhergehenden Liefer- bzw. Rechnungsbeleg herzustellen.

Funktionsweise des SelectLine RMA-Moduls

Mit Lizenzierung des RMA-Moduls steht ein eigenständiger Dialog zur Verfügung, in dem die RMA-Vorgänge angelegt und bearbeitet werden können.

rma

Im Kopf eines RMA-Vorgangs wird die Adresse des Rücksenders erfasst. Dies kann eine manuell eingegebene Adresse, eine Kundenadresse aus dem Kundestamm oder eine Adresse aus einem vorhandenen Beleg sein. Der Status des Vorgangs wird hier ebenfalls ge­pflegt.

rma

Artikel, die in einem RMA-Vorgang bearbeitet werden sollen, können entweder aus einem Kundenbeleg importiert oder manuell hinzugefügt werden. Zugeordnete Serien-/ Chargennummern können hier ebenfalls hinterlegt werden. Die erfassten Artikel werden in der Positionsübersicht des RMA-Vorgangs aufgelistet.

rma - rücksendeverwaltung

Für die Bearbeitung des RMA-Vorgangs stehen verschiedene Kontakt- und Belegaktionen zur Auswahl. Auf der Hauptseite bezieht sich das Ausführen einer dieser Aktionen immer auf alle Positionen im aktuellen RMA-Vorgang. Einzelne Positionen können auf ihrer Detailseite bearbeitet werden.

rma - rücksendeverwaltung

Für jeden Artikel, der in einem RMA-Vorgang behandelt wird, gibt es diese eigene Seite, auf der die Details erfasst werden. Dies können Rücksendegrund, Vorgehen und eine freie Beschreibung sein. Gibt es ein spezielles Lager, in das Retouren eingelagert werden sollen, kann dies hier ebenfalls vorgegeben werden.

rma rücksendeverwaltung

Auf der Detailseite einer Position können die Kontakt- oder Belegaktionen für die gewählte Position ausgeführt werden. Das ist dann sinnvoll, wenn unterschiedliche Artikel gesondert zu behandeln sind. Zusätzlich ist auf der Detailseite die Historie zu finden. Darin werden sämtliche Kontakt- und Belegaktionen, mit denen diese Position bearbeitet wurde, dokumen­tiert. Ein Doppelklick auf eine Aktion in der Historie öffnet z.B. den erstellten Beleg oder Journaleintrag.

rüscksendeverwaltung

Belege im RMA-Modul

Im SelectLine RMA-Modul werden die Belege, der in der Warenwirtschaft vorliegenden Belegkette verwendet.

warenwirtschaft

Aus einem RMA-Vorgang heraus können, je nach Lager- oder Umsatzkennzeichen eines Belegtyps, vorhandene Belege für die verschiedenen Belegaktionen genutzt werden. Auch selbstdefinierte Belege können den Belegaktionen zugeordnet werden.

Auswertungen und Historiewarenwirtschaft

Es werden zwei Auswertungen mitgeliefert: Jahres­übersicht monatsweise und Artikelübersicht in Zeit­raum. Diese Auswertungen lassen sich nach Artikel, Kunde, Status, Rücksendegrund und Vorgehen filtern.

In den Dialogen Artikel, Kunden und Lieferanten steht mit der Lizenzierung des RMA-Moduls in der Historie ein Eintrag RMA zur Verfügung. Darin werden verschiedene Informationen zu RMA-Vorgang, RMA-Positionen oder RMA-Belegen dargestellt.

Anpassungs- und Individualisierungsmöglichkeiten

Mit der Lizenzierung des SelectLine RMA-Moduls wird ein beispielhafter Workflow für die Abwicklung von RMA-Vorgängen bereitgestellt. Dieser Workflow ist in den Mandanteneinstellungen anpassbar. Sollten die gegebenen Felder und Dialoge nicht ausreichend sein, kann die RMA-Verwaltung durch den SelectLine Fachhändler angepasst und erweitert werden.

Status, Rücksendegrund und Vorgehen

Hier können beliebig viele Einträge, die im RMA-Vorgang zur Auswahl stehen sollen, angelegt, bearbeitet und sortiert werden. Für jeden Status kann zusätzlich festgelegt werden, ob er einen RMA-Vorgang als erledigt kennzeichnet und damit eine Warnung beim Bearbeiten verursacht.

Kontaktaktionen

Über die Kontaktaktionen können definierte Einträge in der Historie einer RMA-Position erzeugt werden. Über zugeordnete Druckvorlagen können zu einer Aktion Dokumente erstellt werden. Das kann z.B. ein RMA-Begleitschein sein, der die Ware während einer Reparatur kennzeichnet.

Belegzuordnungen

Die Belegaktionen unter Eingang, Ausgang und Extern können in der Bezeichnung und der Reihenfolge angepasst werden. Der zugeordnete Belegtyp kann ebenfalls individuell bestimmt werden. Dafür stehen alle Belege zur Auswahl, die bestimmten Kriterien entsprechen (betreffend Lager- und Umsatzkennzeichen). Die Kom­mentarzeilen, die beim Erstellen eines Beleges aus der RMA-Verwaltung heraus erstellt wer­den, können ebenfalls individualisiert werden.

Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an Ihren SelectLine Fachhändler oder testen Sie die SelectLine Warenwirtschaft nebst RMA-Verwaltung hier.

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Bewertung des Artikels
Wertung: 4.5/5 (2 Bewertungen)
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