Die richtige Software für den modernen Außendienst I Unterwegs mit dem SelectLine CRM

Der Außendienst im Wandel der Zeit

Autobahnen, Klinken putzen, Hände schütteln, charmantes Lächeln – für viele sind das die wichtigsten Stichworte, wenn es um das Thema Außendienst geht. In der Öffentlichkeit hat sich das Bild des Vertrieblers in den letzten Jahrzehnten kaum gewandelt. Doch dieser Schein trügt. Wir haben unseren Senior Softwareberater und Consultant Uwe Rönsch begleitet und ihm einige Fragen gestellt.

Eine gute Planung ist das A & O

Spätestens 7:30 Uhr sitzt er in seinem Homeoffice. „Das gehört auch dazu, vergessen aber viele“, sagt Uwe Rönsch. Sein Job als Softwareberater ist zweigeteilt. Er ist viel unterwegs und schrubbt die obligatorischen Kilometer. Aber natürlich gehört auch die Büroarbeit im kleinen, heimischen Arbeitszimmer mit Blick in den üppigen Garten dazu. Das erfordert viel Selbstdisziplin, ist er doch gerne unterwegs und besucht die SelectLine Fachhändler und Interessenten. Im Dresdener Homeoffice steht zum Wochenstart die Planungen für die kommende Woche an: Terminvereinbarungen, Leadbearbeitung, Umsatzauswertungen und die anschließende Routenplanung. „Wenn es passt, nutze ich das Homeoffice am Montag und am Freitag“, so Rönsch, „auf Grund meiner zu betreuenden Gebietsgröße, bin ich an den anderen drei Tagen unterwegs.“

Zuständig ist er für die Bundesländer Thüringen, Baden-Württemberg, Sachsen, Sachsen-Anhalt und Bayern. Schnell kommen da pro Woche gut und gerne 1.500 gefahrene Kilometer zusammen. Eine gezielte Routenplanung ist hier genauso wichtig, wie die Suche nach den richtigen Hotels, um möglichst viele Termine wahrnehmen zu können. „Im Idealfall habe ich zwei bis drei Termine am Tag, nutze den Abend um mir etwas Typisches für die Region anzuschauen, gehe Laufen oder Wandern und bin dann am nächsten Tag um 8:00 Uhr wieder unterwegs zum nächsten Termin.“ Der Freitag wird dann genutzt, um die Termine nachzubereiten und Besuchsberichte zu schreiben.

Routenplanung mit der passenden Software

In dieser Woche sitzt er 1.345 Kilometer hinter dem Steuer seines Kombis, fährt vorbei an Wäldern und idyllischen Dörfern. Seine Touren plant er mit Hilfe der SelectLine. Die gesamte Leadbearbeitung findet im SelectLine CRM statt, mit Hilfe der Umkreissuche ist es daher einfach, die optimalen Routen zu planen. Wenige Klicks genügen um zu schauen, wie weit die Interessenten und Termine auseinander liegen. Sofern möglich bucht er ein Hotelzimmer am Stadtrand oder auf dem Land, um auch etwas von der Region zu sehen.

„Wenn ich in Rente gehe, muss ich keine Busreise mehr durch Deutschland machen,“ sagt er lachend. „Ich habe hier schon jedes Fleckchen Erde gesehen.“ Auf die Frage ob jeder für den Beruf des Außendienstlers geeignet ist, reagiert er nachdenklich. „Es ist im Beruf doch wie im Privatleben: Einige Menschen können schnell auf andere zugehen, kommen leicht ins Gespräch, bei anderen dauert es etwas länger. Ich denke auf diese Fähigkeit zur Kommunikation kommt es an, und damit wird man entweder geboren oder nicht.“

Multitasking und Anruferkennung

Neben der Vorstellung der SelectLine vor Interessenten, gehört zu den Aufgaben von Rönsch auch die Präsentation einer möglichen Softwarelösung, welche optimal auf die Bedürfnisse des Kunden angepasst ist. Nach erfolgreichem Abschluss hilft er den SelectLine Fachhändlern bei der Umsetzung dieser Projekte. Aber auch das Partnermanagement gehört zu seinen Aufgaben. Egal ob starker oder schwächerer Partner, Rönsch beantwortet alle Anfragen und Telefonate mit dem gleichen Enthusiasmus, begleitet bei schwierigen Projekten und gibt Starthilfe. Seit Kurzem steht auf seiner Visitenkarte nicht nur Softwareberater, sondern auch Consultant. In dieser Funktion veranstaltete er beispielsweise eine Schulungsreihe zum hauseigenen CRM. Denn die Möglichkeiten in diesem Programm sind Vielfältig, eine Schulung verschafft einen ersten Überblick über die unzähligen Funktionen.

Klar, dass bei dieser Aufgabenvielfalt das Telefon nicht stillsteht. An einem durchschnittlichen Tag im Homeoffice verbringt er locker 3 bis 4 Stunden am Telefon. Ruft Interessenten an, gibt ihnen einen ersten Einblick in die SelectLine und vereinbart Präsentationstermine. Die Autofahrten nutzt er um zu hören, was die Partner bewegt. Interessenten ruft er ungern während der Fahrt an, „das wirkt zu unprofessionell.“ Und zu den zahlreichen eingehenden Anrufen sagt er: „Natürlich erreichen mich bei den unzähligen Telefonaten von Zeit zu Zeit auch Anrufe, die ich nicht unbedingt erwarte, aber durch die Anruferkennung, bin ich eigentlich immer gut vorbereitet,“ und fügt schmunzelnd hinzu: „Führen muss ich die Telefonate sowieso.“

Ein Blick hinter die Kulissen der deutschen Wirtschaft

Um bei den ständigen Ortswechseln nicht den Überblick zu verlieren, sind das Handy und Surface mit nützlichen Programmen ausgestattet: SelectLine Mobile, das CRM und Outlook laufen eigentlich immer. „Wir als Softwarehersteller haben den Informationseingang so optimiert, dass ich gar nicht vergessen kann, wo ich am Abend schlafe.“ Dieser Lebensstil ist nicht für Jedermann. Rönsch hat er geprägt. Als Bäckermeister gab es einen täglichen Ablauf. Um 1 Uhr aufstehen, Ofen vorheizen, Teig bereiten und Brötchen backen. Als Softwareberater ist er „in den schönsten Gegenden Deutschlands unterwegs“, lernt tägliche neue Leute kennen und erhält Einblicke in die deutsche Wirtschaft, wie sie sonst nur wenige erhalten. Planbar ist dieses Leben aber nur in einem gewissen Maße, am besten natürlich mit der SelectLine. Und was sagt seine Frau zu dem Leben „on the road“? „Komm heile wieder!“

Titelbild: Karsten Würth (@karsten.wuerth) auf Unsplash