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Mehr Effizienz im Fruchthandel mit einer Warenwirtschaft I Zu Gast beim SelectLine Anwender Kühling Fruchthandel KG

// 11.12.2019

Egal ob produzierender Betrieb, Großhandel oder Saisongeschäft - von einem Warenwirtschaftssystem, kurz WaWi, kann jedes Unternehmen profitieren. Doch um die Warenströme und Geschäftsprozesse zuverlässig abzubilden, bedarf es eines Systems, welches perfekt auf den eigenen Betrieb und die Arbeitsschritte angepasst ist.

Auf der Suche nach dem richtigen Warenwirtschaftssystem

Seit über 20 Jahren ist die Kühling Fruchthandel KG Vermarkter für Obst und Gemüse. Was ursprünglich mit dem Handel von Champignons begann, ist inzwischen ein gestandenes Familienunternehmen mit einer außergewöhnlichen Zusammenstellung von Geschäftsfeldern. Das saisonale Kerngeschäft bildet die Vermarktung von Beerenfrüchten und Spargel. Der Handel mit passenden Verpackungen, Ernteausrüstung und Zubehör für diese Sonderkulturen rundet das Angebotsportfolio ab. Um den wachsenden Anforderungen gerecht werden zu können, musste sich das Unternehmen nach einem neuen, passenden Warenwirtschaftssystem umsehen. 

Was sollte man bei der Suche nach einem Warenwirtschaftssystem beachten?

Bestandsaufnahme und Anforderungen 

Um eine geeignete Softwarelösung zu finden, ist es unerlässlich sich im Vorfeld darüber Gedanken zu machen, was man von dem neuen System erwartet und welche Aufgaben damit abgebildet werden sollen. Hierbei ist es ratsam ein Lastenheft zu erstellen, in dem alle relevanten Aspekte festgehalten werden. 

Auch Christa Kühling, Inhaberin der Kühling Fruchthandel KG, war mit ihrem alten System nicht mehr zufrieden. Das statische Programm kam mit zunehmender Mitarbeiterzahl und wachsender Firmengröße an seine Grenzen. Statt die Arbeitsabläufe zu fördern, behinderte es diese eher. Auch der Service reagierte bei technischen Problemen und Anpassungswüschen nur sehr schleppend. Als dann auch noch die Updates eingestellt wurden, war für das Unternehmen aus Niedersachsen klar, dass eine neue, moderne Lösung angeschafft werden musste. 

Ein Test auf Herz und Nieren

Auf der Suche nach der geeigneten Warenwirtschaft sah man sich bei der Kühling Fruchthandel KG verschiedene Systeme an. Im Gegensatz zu den anderen Programmen wirkte die Benutzeroberfläche der SelectLine bereits auf den ersten Blick ansprechend und intuitiv bedienbar. Icons, Belege und Funktionen gefielen sowohl älteren als auch jüngeren Mitarbeitern auf Anhieb. 

Man entschied sich für die Betreuung durch den SelectLine Partner I.T.Out GmbH aus Nordhorn und richtete eine Testumgebung ein, um die Software ausgiebig zu prüfen.

„Dadurch, dass wir ein recht spezielles Geschäftskonzept haben, war es für uns von entscheidender Bedeutung ein System einzuführen, das sich an unsere Bedürfnisse anpassen lässt. SelectLine kann genau das", erklärt Kühling. „Das Programm wurde auf uns zugeschnitten und optimal auf unsere Prozesse abgestimmt. Spezielle Programmierungen waren auch später kein Problem, wenn sich neue Geschäftsbereiche ergaben oder wir Prozesse verändern wollten.“ 

Erdbeeren

Datenübernahme in die SelectLine Warenwirtschaft

Datenmigration aus dem alten Warenwirtschaftssystem

Nachdem die Testphase erfolgreich abgeschlossen wurde, begann die Umstellung vom alten System auf die SelectLine Warenwirtschaft. Die Datenübernahme lief problemlos und die Kühling Fruchthandel KG nutzte die Möglichkeit, ihre Datensätze nach dem Import weiter anzupassen und zu überarbeiten.

Durch die unzähligen Möglichkeiten in der SelectLine, konnten die Informationen nach Kundenwunsch verfeinert werden. So wurden mehrere Kontaktadressen einem Stammdateneintrag zugeordnet und auch die Doppelnutzung der Datensätze sowohl als Lieferant und Kunde wurde etabliert. 

Unternehmenswachstum? Ja, bitte!

Das Wachstum des eigenen Unternehmens ist für jeden Geschäftsführer der Idealzustand. Die Übernahme neuer Daten kann die Freude jedoch häufig trüben. Nachdem die Kühling Fruchthandel KG im Jahr 2018 ein anderes Unternehmen mit samt der entsprechenden Kundendaten übernahm, war das Einspielen eines zweiten Datenbestandes aus einem komplett anderen System aber kein Problem.

Im Zuge der Umstellung wurden auch gleich die Versand- und Rechnungsformulare angepasst. Sofort entstand ein einheitlicher und professioneller Eindruck, obwohl die Daten aus verschiedenen Systemen übernommen wurden.

Die Warenwirtschaft - Eine wichtige Säule des Unternehmens

Mehr Effizienz dank individueller Anpassungen

Seit seiner Einführung im Jahr 2016 ist die SelectLine eine wichtige Säule im täglichen Geschäft der Kühling Fruchthandel KG. Um die Software optimal auf die Bedürfnisse des Unternehmens zuzuschneiden, hat der betreuende Fachhändler, die I.T.Out GmbH, ganz individuelle Anpassungen vorgenommen. So wurde unter anderem ein spezielles System für Abrechnungen, in denen sowohl Verkaufspreise, Vermarktungsgebühren, Verpackungen und Transportkosten berücksichtigt werden, programmiert. Anstatt in zahlreichen einzelnen Exceltabellen, werden die Abrechnungen für die Erzeuger nun wesentlich schneller und einfacher erstellt. Das minimiert Fehlerquellen und alle relevanten Belege sind direkt miteinander verknüpft. 

Auch Umlagerungen zwischen einzelnen Lägern und die Koordination der Bereitstellung von Verpackungsmaterialien bei den einzelnen Landwirten, welche für Kühling produzieren, können nun schnell organisiert und übersichtlich dargestellt werden. Ebenso profitieren die Verwaltungsprozesse: die DATEV-Schnittstelle erleichtert die Kommunikation zwischen Buchhaltung und Steuerbüro erheblich.

 

Christa Kühling
Christa Kühling, Inhaberin Kühling Fruchthandel KG

Rechtlich auf der sicheren Seite

"Ich kann mir nicht mehr vorstellen, wie wir die gewachsenen Prozesse der vergangenen Jahre ohne die SelectLine koordiniert hätten. Seit wir das System nutzen, kamen immer wieder neue rechtliche Anforderungen auf uns zu, welche die Überarbeitung unserer Arbeitsprozesse erforderten. Diese Änderungen wollten wir natürlich immer möglichst schnell und effizient umsetzen, um auch weiterhin gesetzeskonform zu agieren. Dank SelectLine und der I.T.Out GmbH ist uns dies immer gelungen", so Christa Kühling. 

"Einmal hat uns die SelectLine sogar regelrecht gerettet. Wir wurden 2017 Opfer eines Verschlüsselungs-Trojaners. Durch die Dokumentation unseres Partners und aktuelle Backups, kamen wir mit einem blauen Auge davon und waren innerhalb kürzester Zeit wieder voll arbeitsfähig. Unsere Kunden haben die Katastrophe fast nicht bemerkt", berichtet Kühling schmunzelnd.

Die Vorteile einer Warenwirtschaft

Zeitersparnis durch optimierte Prozesse

Als mittelständisches Familienunternehmen im Großhandel müssen bei der Kühling Fruchthandel KG wenige Personen zahlreiche Arbeitsprozesse und Ablaufketten überwachen. Insbesondere in der Hauptsaison darf der Überblick nie verloren gehen. Dank des SelectLine Warenwirtschaftssystems und der kompetenten Beratung der I.T.Out GmbH, konnten sämtliche Prozesse übersichtlich und effizient gestaltet werden. Durch optimale Verknüpfungen von Belegen und Stammdaten, wurden zudem erhebliche Zeiteinsparungen erzielt, so konnte das Stresslevel der Mitarbeiter gemindert und die Arbeitszufriedenheit gesteigert werde. 

Effiziente Lagerlogistik dank Einsatz eines Warenwirtschaftssystems

Eine wichtige Rolle beim Unternehmen aus Niedersachsen spielt die Lagerlogistik. Gearbeitet wird mit mehreren Trocken- und Kühllägern sowie Regalsystemen. Auf Grund der enormen Anzahl an Artikeln ist die effiziente Einlagerung der Waren unerlässlich. Durch die in der SelectLine angelegten spezifischen Lagerplätze, wird kostbare Zeit beim Suchen der Ware gespart sowie die Zwischeninventuren erleichtert. Die Artikel des Frischesortiments haben zudem Anspruch darauf "First In - First Out" (FIFO) gelagert zu werden. Dies ist ebenso selbstverständlich wie die Einhaltung verschiedener Lagervorgaben, da auf dem Packzettel direkt die Ware vorgeschlagen wird, die das Lager zuerst wieder verlassen muss.

Mehr Struktur durch smarte Lösungen

Dank spezieller Programmierungen des SelectLine Partners I.T.Out GmbH werden auch zertifizierungsspezifische Vorschriften und Kennzeichnungen schnell und automatisch berücksichtigt sowie eine lückenlose Rückverfolgbarkeit mit Los- und Chargennummern sichergestellt. Darüber hinaus können alle für das Qualitätsmanagement benötigten Dokumente, einfach Belegen und Stammdaten zugeordnet werden. So müssen Zertifikate, Vereinbarungen und spezielle Spezifikationen nicht langwierig gesucht werden. "Das ist eine große Erleichterung bei jedem Audit", erklärt die Qualitätsmanagerin des Unternehmens. 

Die SelectLine Lösungen bieten Raum zum Wachsen

Die Warenwirtschaft noch vielfältiger nutzen mit Hilfe des SelectLine CRM

Im Jahr 2018 entschied man sich bei der Kühling Fruchthandel KG dazu, das vorhandene Warenwirtschaftssystem um das SelectLine CRM zu erweitern. Das Customer Relationship Management erleichtert Vertrieb und Marketing im niedersächsischen Unternehmen. Besonders in Zeiten der DSGVO können spezielle, auf den Kundenbedarf abgestimmte, Newsletter schnell, sicher und professionell versendet werden.

Eine Software - so individuell, wie Ihr Unternehmen

Sie wollen wachsen, expandieren oder neue Geschäftszweige entdecken? Kein Problem mit den Lösungen der SelectLine. Die Software ist so individuell wie Ihr Unternehmen und durch die geschulten Fachhandelspartner haben Sie immer einen Ansprechpartner vor Ort.

"Oft kamen wir durch Gespräche mit unserem Kundenbetreuer Heiner Weber auf Ideen, die unsere Arbeitsprozesse vereinfacht oder noch besser strukturiert haben", so Kühling. "Die Kommunikation zwischen unseren Mitarbeitern und Heiner Weber von I.T. Out lief sogar so gut, wie wir es vorher nie erträumt hätten. Wirklich brillant, wie er sich  schnell und kompetent in unsere Arbeitsprozesse eingedacht und das Ganze im Programm umgesetzt hat. Das ist alles andere als selbstverständlich, wie wir von Unternehmen, die andere Systeme nutzen, erfahren haben." Momentan plant das Familienunternehmen weitere Schritte in Richtung Zukunft und denkt über einen Online-Shop nach - froh, dass sie auch dieses Projekt mit der offiziellen SelectLine Shopware-Anbindung umsetzen können.

Sie wollen noch mehr Informationen rund um das Thema Warenwirtschaft? Dann besuchen Sie unseren Blogpost "Was ist ein Warenwirtschaftssystem?".

Foto 1 von Barry McGee via Unsplash

Hannah Görges

Hannah Görges

Seit Mitte 2017 im Unternehmen schreibt Hannah auf dem Blog über Veranstaltungen rund um SelectLine und sorgt mit eigenen Fotos auch für die optische Untermalung.



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