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Presse- und Öffentlichkeitsarbeit für kleine und mittlere Unternehmen – der Leitfaden

Beim Thema Pressemitteilung bzw. Medienarbeit denkt man oft an große Unternehmen und Konzerne, doch auch für kleine und mittlere Unternehmen lohnt es sich das Unternehmen regional und überregional bekannter zu machen. Weiterer Vorteil: Pressemeldungen haben im Internet kein Verfallsdatum und sind durch Suchmaschinen auch langfristig auffindbar.

In diesem Leitfaden (unten auch als PDF-Download) zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre Chancen auf eine Veröffentlichung erhöhen und eine Pressemitteilung vorbereiten, verfassen und erfolgreich veröffentlichen.

Pressemitteilung

 

Im Vorfeld der Pressemitteilung

Presseverteiler erstellen

Alles steht und fällt mit einem guten Presseverteiler. Recherchieren Sie On- und Offline nach Print-, Hörfunk- und Fernsehmedien in Ihrer Umgebung. Der Verteiler kann in Excel erstellt werden. Um eine bessere Übersicht zu haben, sollten Sie die Medien in Kategorien einteilen, damit Sie je nach Bedarf entscheiden können, welche Pressemitteilung an welchen Verteiler versendet werden soll.

Hier Beispiel:

Medienverteiler

 

Arbeiten mit Journalisten

Ansprechpartner

Der richtige Ansprechpartner ist Gold wert. Telefonieren Sie mit den Redaktionen oder besuchen Sie sie vor Ort und fragen Sie gezielt nach einem Ansprechpartner und dessen Kontaktdaten.

Kontaktaufnahme

Redakteure sind terminlich viel unterwegs. Damit die eingereichten Informationen erhöht wahrgenommen werden, sollte man sich an die folgenden Zeiten halten:

  • Montag bis Freitag zwischen 10 und 12 Uhr sowie zwischen 14 und 16:30 Uhr
  • E-Mails dienstags bis donnerstags von 7 bis 9 Uhr oder am Vorabend ab 20 Uhr
  • PMs gleich im Anschluss an eine Aktion versenden
Themenauswahl

Adressieren Sie die richtigen Themen, um Ihre Chancen auf eine Veröffentlichung zu erhöhen und beachten Sie die so genannten Nachrichtenfaktoren:

  • Alleinstellungsmerkmal
  • Aktualität
  • Räumliche Nähe
  • Kuriosität
  • Erstmaligkeit
  • Gefühl
  • Dramatik
  • Konflikt
  • Prominenz
Versenden der Unterlagen

Mitteilungen an die Redaktion immer mit genügend Vorlauf und PMs immer im direkten Anschluss an eine Aktion versenden. Die folgenden Faktoren sollten immer mit bedacht werden:

Versand-Terminierungs-Faktoren
  • Redaktionsschluss des Mediums
  • Feiertage
  • Ferienzeit (sog. Sommerloch)
  • Ereignisse (EM, Olympiade etc.)
Layout- und Versand-Faktoren
  • Vorlauf einplanen
  • Anschreiben auf Minimum reduziert
  • Elektronisch & direkt an Redaktion
  • PM als Word-Datei

Im Nachgang und bei gutem Redaktionskontakt können Sie nachhaken: „Haben Sie meine PM erhalten?“ oder sich bei erfolgreicher Umsetzung bedanken.

Umsetzung einer Pressemitteilung

Was Sie vor der Aktion umsetzen sollten

  • Versenden einer Einladung mit Termin und Anfahrtsbeschreibung an den Presseverteiler
  • Versenden einer Pressemeldung (eine oder zwei im Zeitabstand von zwei Wochen)
  • „Füttern“ Sie ihre Social-Media-Seiten mit Infos, Fotos und Videos
  • Pressemeldung zum Start der Aktion: „In X-Tagen ist es soweit…“ (muss spätestens zwei Tage vor der Aktion in der Redaktion sein)
  • Engagieren Sie jemanden, der tolle Bilder der Aktion anfertigt
  • Briefen Sie ihren Fotografen (worum geht es bei der Aktion, wer wird anwesend sein etc.)
  • Es wird bei der Aktion ein Catering geben? Planen Sie pauschal eine Anzahl x an Journalisten mit ein

Was Sie während der Aktion beachten sollten

  • Bereithalten von ausgedruckten Exemplaren der PM während und zum Schluss der Aktion (sogenannte Pressemappe)
  • Achten Sie darauf, dass Sie während der gesamten Aktion per Handy für die Presse erreichbar sind

Was Sie nach der Aktion beachten sollten

  • PM als Word-Datei per Mail versenden
  • Bildauswahl mit zwei spannenden Motiven
  • Fotografenangabe
  • Hinweis mit kostenfreier Bildverwendung für redaktionelle Zwecke
  • Bildunterschriften erstellen: wer oder was ist auf dem Foto zu sehen, was ist der Anlass (kurze Botschaften) Layout- und Versand-Faktoren

Richtlinien für Bilder

  • Bildauflösung für Print: 300 dpi
  • Bildauflösung für Web: 72 dpi
  • Motivauswahl: Menschen statt Umgebung
  • Menschen in Aktion
  • Teilnehmer müssen in Kamera schauen
  • Nahaufnahme eines Produktes
  • Qualität: Scharf, kontrastreich, gut belichtet

Musterbeispiel Presseeinladung

Musterbsp_Presseeinladung

Die Pressemitteilung

Aufbau

Grundlegend gilt, wichtige Informationen zuerst nennen und die sogenannten „W-Fragen“ beantworten:

Wer sagt Was Wann Wo zu Wem aus Welchem Grund?

Redakteure nehmen Textkürzungen stets vom Text-Ende vor. Deshalb ist die Informationsreihenfolge stets vom Besonderen zum Allgemeinen, vom Wichtigen zum Unwichtigen. Man spricht hierbei vom sogenannten Pyramiden-Aufbau.

Gestaltungsrichtlinien

Damit eine Pressemitteilung als solche erkannt wird, sollten die folgenden Richtlinien beachtet werden

  • Maximallänge von einer Seite
  • Zeilenabstand von 1,5 damit Redakteure Platz für Notizen haben
  • Betreff lautet immer „Pressemitteilung“
  • Gute Überschrift, die die zentrale Aussage der PM enthält. Kann aus zentraler Dachzeile und untergeordneter Hauptzeile bestehen
  • Angabe der verwendeten Zeichen inkl. Leerzeichen
  • Angabe eines Pressekontaktes mit vollständigem Namen, Telefonnr. und E-Mail
  • Zusätzlich kann auf der zweiten Seite eine kurze Firmenhistorie angefügt werden, sodass dem Redakteur bei Bedarf noch „Füllmaterial“ vorliegt

Eine Frage des Schreibstils

Umsetzen!
  • KISS-Regel „Keep it short and simple“ (fasse dich kurz und verständlich).
  • Immer in der dritten Person schreiben
  • Sachliche Darstellung der Informationen (Objektivität!)
  • Verwendung von Zitaten zur Wiedergabe von Meinungen, Kommentaren und Einschätzungen
  • Bei Erstnennung von Personen Vorname und Nachname, ggf. Titel und Funktion angeben
  • Verwendung von Aktiv-Konstruktionen und Verben
  • Zahlen bis einschließlich Zwölf ausschreiben, ausgenommen sind Datum, Uhrzeit, Preis, Hausnummer
  • Zahlen höher als Zwölf als Ziffern ausschreiben
Vermeiden
  • Unnötige Füllwörter (z. B. aber, jedoch etc.)
  • Umgangssprache und Fremdwörter
  • Verwendung von Passiv-Konstruktionen und Substantiven
  • Keine Schachtelsätze
  • Akronyme (Abkürzungen) unbedingt bei der ersten Verwendung einmal vollständig nennen
  • Personenanrede (Herr/Frau) nicht notwendig

Musterbeispiel Pressemitteilung

Musterbsp_Pressemeldung

Presseclipping

Hierbei handelt es sich um das Ausschneiden, Aufzeichnen, Sammeln und Aufbewahren von Medienberichten

  • Wo wurde die Aktion wahrgenommen
  • Was haben die Medien berichtet
  • Zur Weitergabe an Projektpartner

 

Leitfaden Presse- und Öffentlichkeitsarbeit (PDF)

Bildquelle:

© Minerva Studio / Fotolia.com




Kommentare

1 Kommentar vorhanden

  • Kommentar von Erik
    // 30. September 2019 um 10:29

    Besten Dank für die vielen Informationen. Gerade für kleine Unternehmen ist so ein Vorgehen fremd und entsprechende Strukturen müssen sich erst bilden. Von daher danke für den Guide. Wir werden aus ausprobieren!

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