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Die Proforma-Rechnung | Welche Angaben gehören rein? | Was sind die Vorteile und Unterschiede?

// 17.04.2020

Der Begriff „Proforma-Rechnung“ ist vielen Selbständigen nicht unbedingt geläufig. Vor allem als Gründer, Gewerbetreibender oder Freiberufler am Anfang Ihrer Karriere sind Sie bestrebt, Ihre Kunden rundherum zufriedenzustellen. Für die Buchhaltung und die Rechnungslegung bleibt manchmal nur wenig Zeit, die Sie nicht noch mit der Erstellung von (Proforma-) Rechnungen verbringen möchten.

Doch gerade der E-Commerce – also die Bestellung von Waren über das Internet – spielt in vielen Branchen eine zunehmende Rolle. Hier bietet die Proforma-Rechnung eine schnelle und einfache Möglichkeit, den Kunden zweifelsfrei über die gekaufte Ware zu informieren. Diesen Vorteil können Sie als Selbständiger ebenso wie als Unternehmer in Ihrem kleinen oder mittelständischen Betrieb zu Ihren Gunsten nutzen. Was also müssen Sie rund um diese Rechnungsart wissen?

Was versteht man unter einer Proforma-Rechnung?

Eine Proforma-Rechnung ist ein Dokument, mit dem Sie den Wert oder den Zweck einer Lieferung oder einer Dienstleistung festhalten. Ihr Kunde weiß durch diese Rechnung zweifelsfrei, was er in welcher Menge gekauft hat. Besonders im E-Commerce bietet eine Proforma-Rechnung Vorteile für Sie und für Ihren Kunden. Ein Einkauf in einem Onlineshop ist meist mit wenigen Klicks innerhalb von Minuten erledigt. Schicken Sie Ihrem Kunden danach eine Proforma-Rechnung, hat er einen aussagekräftigen Nachweis über den Wert der Lieferung in der Hand.

Welche Vorteile hat diese Art der Rechnung?

Mit dieser Rechnung halten Sie unmittelbar nach dem Abschluss eines Kaufvertrags schriftlich fest, welche Ware der Kunde erworben hat. Sie weisen die Höhe des Rechnungsbetrags aus. Der Käufer kann somit schon zu diesem frühen Zeitpunkt genau prüfen, ob der Kauf seinen Vorstellungen entspricht und ob er bereit ist, den verlangten Preis zu zahlen. Ebenso hat er die Chance, die Menge und die Art der erworbenen Artikel zu kontrollieren. Bei Bedarf lassen sich Fehler noch vor der Lieferung korrigieren, sodass sich beide Seiten unnötige und teure Rücksendungen ersparen.

Die Proforma-Rechnung wird meist bei Drittlandsgeschäften genutzt, d. h. wenn außerhalb der EU verkauft wird und dabei Zollgrenzen überschritten werden. Eine solche Rechnung dient dann als Nachweis zusammen mit den restlichen Lieferdokumenten zur Zollanmeldung und/oder als Nachweis des Warenwerts. Als Käufer kann man eine Proforma-Rechnung benötigen, wenn eine Vorkasse vereinbart ist.

Eine gut durchdachte Warenwirtschaftssoftware wird die Erstellung einer Proforma-Rechnung ebenso mühelos abdecken, wie die spätere Umwandlung in eine richtige Rechnung.

Welche Angaben muss die Proforma-Rechnung enthalten?

Ähnlich wie eine herkömmliche Rechnung muss auch diese Art Rechnung eine Reihe von Angaben enthalten:

  • Bezeichnung „Proforma-Rechnung“ im Rechnungskopf
  • Firmenlogo und Firmenname
  • Ihre Kontaktdaten
  • Name und Anschrift des Käufers
  • Rechnungsdatum
  • eine Position pro Artikel oder Dienstleistung
  • eine genaue Beschreibung durch Farbe, Größe oder Artikelnummer
  • Preis pro Stück
  • Kosten für Verpackung, Transport, Versicherung oder Zoll
  • Umsatzsteuer, falls Sie umsatzsteuerpflichtig sind und nicht die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG anwenden
  • Gesamtkosten
  • Zahlungsbedingungen
  • Ihre Signatur oder Unterschrift

Nachfolgend finden Sie ein Beispiel für eine Proforma-Rechnung, die mit der SelectLine Warenwirtschaft erstellt wurde:

Beispiel Proforma-Rechnung

 

>>Beispiel Proforma-Rechnung als PDF-Download<<

 

Wie unterscheidet sich diese Rechnungsart von einer richtigen Rechnung?

Im Vergleich zu einer normalen Rechnung gibt es einige kleine, aber wesentliche Unterschiede:

  • Eine Proforma-Rechnung muss eindeutig erkennbar sein. Das heißt, sie muss die Bezeichnung „Proforma-Rechnung“ enthalten.
  • Sie enthält keine Rechnungsnummer.
  • Sie ist zwar ein wichtiger Beleg für den Kauf, aber nicht als Zahlungsaufforderung an den Kunden zu verstehen.

Damit ist diese Art der Rechnung auch nicht vergleichbar mit einem Kostenvoranschlag. Ein Kostenvoranschlag ähnelt vom Aufbau her einem Brief. Eine Proforma-Rechnung hingegen sieht optisch aus wie eine Rechnung. Anhand des Dokuments hat Ihr Kunde die Möglichkeit zu entscheiden, ob er den Kauf in dieser Form durchführen oder Änderungen vornehmen möchte. Sie selbst können die Rechnung in Papierform oder per E-Mail verschicken.

Wie erstelle ich eine korrekte Proforma-Rechnung?

Gerade als Gründer oder als junger Selbständiger fragen Sie sich vermutlich, ob Sie sofort eine eigene Software für die Erstellung Ihrer Rechnungen verwenden müssen. Sofern Sie noch wenige Proforma-Rechnungen oder herkömmliche Rechnungen ausstellen, können Sie durchaus auf eine Vorlage zurückgreifen, die Sie immer wieder mit den aktuellen Angaben für Ihre Kunden versehen.

Nimmt Ihr Geschäft allerdings einen gewissen Umfang an, steigt die Zahl der Rechnungen. Irgendwann ist der manuelle Aufwand nicht mehr zu bewältigen und spätestens zu diesem Zeitpunkt bietet sich der Wechsel zu einer professionellen Warenwirtschaft an.

Im Idealfall ist die Software als integriertes Programm mit dem Einkauf, dem Verkauf und dem Lager verbunden, sodass Sie jeden Verkauf im System nur ein einziges Mal bearbeiten müssen und sofort alle wichtigen Daten für die Buchhaltung elektronisch hinterlegt haben. Damit sparen Sie kostbare Zeit bei Ihrer Rechnungstellung, die Sie nutzen können, Ihre Kunden mit einem sehr guten Service und besten Produkten zu begeistern.

SelectLine bietet Ihnen eine flexible Software, die nach Ihren individuellen Anforderungen leicht anzupassen ist. Wir legen größten Wert auf einen kompetenten Support und auf maximale Kosteneffizienz für unsere Kunden. Melden Sie sich gern für unsere kostenlose Testsoftware an und überzeugen Sie sich von der durchdachten Rechnungstellung.




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