Träumeproduzent mit leistungsstarker Software – Anwenderbericht Island ProTravel GmbH

Die Ausgangssituation

„Alles fing mit einem Gespräch in der Küche an. Mein Kompagnon Gudmundur Kjartansson und ich verfolgten dasselbe Ziel. Wir wollten uns als Anbieter von Islandreisen in Hamburg etablieren“, erinnert sich die Unternehmensgründerin Ann-Cathrin Bröcker an die Anfänge zurück. Zwischen dem Gedanken und der Realisierung liegen 13 Jahre und der erfolgreiche Aufbau von weiteren Niederlassungen in Großbritannien, Norwegen, Schweden, Dänemark, der Schweiz und Island.

Zu einem erfolgreichen Unternehmen gehört auch eine leistungsstarke Softwarelösung. Island ProTravel arbeitet seit dem Unternehmensstart mit den Lösungen von SelectLine.

„Ein zentrales Thema war von Anfang an eine Softwarelösung, die einem das Rechnungen schreiben erleichtert, sowie ein System, in dem man beispielsweise Reiseunterlagen hinterlegen kann. Rechnungen per Excel zu schreiben ist nicht schön“, erläutert Ann-Cathrin Bröcker. „Wir haben uns damals unterschiedliche Lösungen angesehen, aber SelectLine hat auf Grund des guten Preis-Leistungsverhältnisses überzeugt.“

Die Lösung

Die Island ProTravel GmbH, ist mit diversen Mandanten ausgestattet. Das Unternehmen nutzt alles aus einer Hand: Von der Lohnbuchhaltung über das Rechnungswesen und die SelectLine Warenwirtschaft.

Das Projekt

Das Hamburger Unternehmen verkauft keine Reisen von der Stange, sondern stellt diese individuell zusammen. Dabei fokussiert es sich auf ein Land. „Mindestens 50% der Inhalte werden komplett nach Kundenwunsch zusammengestellt. Deshalb würde eine reine Touristiksoftware nicht für uns infrage kommen“, erläutert die Geschäftsführerin ihre Entscheidung für SelectLine.

„Außerdem haben wir mit der C.Contor GmbH einen starken Partner an unserer Seite, der dieselben Visionen teilt und dieselbe Energie in der Kundenbetreuung an den Tag legt wie wir“, fährt Frau Bröcker fort. In der Warenwirtschaft wurden Bausteine angelegt, die um individuelle Reisebeschreibungen ergänzt werden können. Per Mausklick können dann individuelle, attraktiv gestaltet und verbindlich kalkulierte Angebote erstellt werden.

Alle weiteren Prozesse wie Reisebuchung, Reisebestätigung und Reiseunterlagen werden mit vorbereitet und stehen per Knopfdruck zur Verfügung bzw. können per Mausklick an den Kunden gesendet werden. Alle Reiseinformationen werden in SelectLine hinterlegt und die Kundendaten und der gesamte Schriftverkehr können komfortabel verwaltet werden.

Eine weitere Anpassung, die der SelectLine Partner C.Contor aus Hamburg vorgenommen hatte, war, die Provisionen, die in den Belegen berechnet wurden, als Position einzufügen. „Bei uns sind alle Rechnungen Brutto für Netto, da die Leistungen in Island erbracht werden“, erklärt die smarte Unternehmerin.

Ann-Cathrin Bröcker von der Island ProTravel GmbH und Martin Fahs von der C.Contor GmbH

Der Kundennutzen

Durch verschiedene Schnittstellen konnte die SelectLine an den individuellen Bedarf weiter angepasst werden. Die C.Contor GmbH hat ein Makro erstellt, das die Rechnungsprüfung erleichtert. „Der ‚Invoice Check‘ bedeutet für uns eine enorme Arbeitserleichterung“, erzählt die Unternehmerin begeistert.

„Rechnungen erreichen uns kiloweise. Im Spitzenmonat Juli sind es an die 4.700 Rechnungen, die sortiert und geprüft werden müssen. Dabei sind ca. 25 % der eingehenden Rechnungen, beispielsweise von Autovermietungen und Hotels, falsch. 5 % der Rechnungen sind sogar doppelt. Mit dem ‚Invoice Check‘ können wir überprüfen, ob wir bereits eine Rechnung von externen Dienstleistern erhalten haben. Dabei muss im Artikelstamm nicht mal ein Preis hinterlegt sein“, so die Luxemburgerin.

In den letzten zwei Jahren ist die Firma stark gewachsen. Aktuell werden 66 Mitarbeiter beschäftigt. Um weiter Prozessoptimierungen und ein besseres Prozessmanagement zu gewährleisten, werden die Unternehmensabläufe weiter standardisiert.

„Ein Mitarbeiter wird eine Analyse in all unseren Filialen durchführen und die Prozessabläufe dokumentieren. Wie führen die Mitarbeiter eine Buchung durch, wie werden Rechnungen geschrieben. Alle Mitarbeiter sollen auf den Stand der Hamburger Zentrale gebracht werden“, erklärt die Unternehmerin, die weiteren Schritte. Das dient der Unternehmensstärkung, denn wenn Abläufe standardisiert ablaufen, können Mitarbeiter bei eventuellen Engpässen in anderen Niederlassungen aushelfen.

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Bildquelle: Island ProTravel GmbH