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Wenn das Unternehmen stillsteht, dann ist es Zeit für die Inventur

// 12.11.2020

Mindestens einmal im Jahr steht sie bei den meisten Unternehmen fest auf dem Plan. Die Rede ist von der (meist) un­ge­lieb­ten Inventur. Warum sie so unbeliebt ist? Weil sie in der Regel viel Zeit und Res­sour­cen im Un­ter­neh­men bindet. Ge­gen Jah­res­en­de steht das Un­ter­neh­men schon mal für ein paar Stun­den still, Mit­ar­bei­ter stehen be­waff­net mit Stift und Papier und einer Zet­tel­wirt­schaft im Lager und es wird eifrig durch­ge­zählt. Da­mit nicht genug, die teil­weise hie­ro­gly­phisch notierten Stück- so­wie im Kopf hoch­ge­rech­net­en Ge­samt­men­gen müs­sen entziffert und in ein Wa­ren­wirt­schafts­sys­tem über­tra­gen wer­den. Stän­di­ges Nach­fra­gen und Feh­ler­quel­len sind hier vor­pro­gram­miert. Kein Wun­der, dass sich viele al­lei­ne bei dem Ge­dan­ken an das Wort „In­ven­tur“ die Haa­re raufen.

Zwei Kollegen, die auf einem Tablet die Inventarliste betrachten

Fest steht, für die Erstellung des Jah­res­ab­schlus­ses kommt man ein­fach nicht umhin, die Be­stands­auf­nah­me aller Ver­mö­gens­ge­gen­stän­de vor­zu­neh­men. Gerade zum Jah­res­en­de legen viele Un­ter­neh­men hierfür einen Termin und Zeitplan fest. Sie über­le­gen, ob die Inventur bei lau­fen­der, reduzierter oder sogar ge­schlos­sen­er Pro­duk­tion oder Ver­sand­lo­gis­tik um­ge­setzt wird und wel­che per­so­nel­len Res­sour­cen hier­für vor­ge­se­hen sind. Wenn Sie nun wissen wol­len, wie Sie sich auf­wen­di­ge In­ven­tu­ren erleichtern, ist dieser Blogbeitrag genau der richtige für Sie.

Wie gehen die meisten bei der Inventur vor?

Um den aufgestellten Zeitplan gut einhalten zu können, bedarf es einem ge­nau­en Ab­lauf­plan. Daher wird das Lager in verschiedene In­ven­tur­be­rei­che eingeteilt. Diese Be­rei­che werden gründ­lich auf­ge­räumt, Be­stän­de geordnet, defekte oder ab­ge­lau­fe­ne Waren separat gelagert. Alle auf­zu­neh­men­den Artikel ge­kenn­zeich­net, die Auf­nah­me­be­rei­che num­me­riert und markiert.

Als Hilfsmittel sollten Aufnahmeformulare, Inventurprotokolle, Waren­zu­gangs­lis­ten sowie Wa­ren­ver­kaufs­lis­ten für Trans­ak­tio­nen während der Inventur be­reit­lie­gen. Tasch­en­rech­ner, Stifte, No­tiz­zet­tel, Leitern, Waa­gen etc. dürfen natürlich auch nicht fehlen.

Aufgaben während der In­ven­tur

Zu Beginn schließt der Inventurleiter die Aufnahmebereiche, damit keine Ware entnommen werden kann. Bei der Inventur gelten dann folgende Regeln:

Scannen eines Barcodes mit mobiler Datenerfassung
  • Die Zählung innerhalb eines Regals geht von links nach rechts und von oben nach unten.
  • Der Zähler nennt die Daten der auf­ge­nom­men­en Artikel: Artikelnummer, Be­zeich­nung, Menge sowie nach Bedarf Min­dest­halt­bar­keits­da­tum sowie Serien- und Char­gen­num­mern.
  • Der Schreiber nimmt die Daten des Zäh­lers auf. Er kenn­zeich­net ab­ge­ar­bei­te­te Auf­nah­me­be­rei­che.

Was passiert nach dem Zähl­vor­gang?

Nachdem alle Waren gezählt und protokolliert sind, müssen die Auf­nah­me­for­mu­lare einer Prüfung durch eine weitere Instanz stand­hal­ten. Der In­ven­tur­lei­ter prüft auf Voll­stän­dig­keit, Lesbarkeit und auf die vor­han­den­en Un­ter­schrif­ten des Schrei­ben- und Zäh­len­den. An­schlie­ßend wird das auf­ge­nom­me­ne Inventar an­hand eines Be­wer­tungs­ver­fah­rens wertmäßig ein­ge­stuft:

  • Einzelbewertung
  • Gruppenbewertung
  • Festwertverfahren
  • LiFo, FiFo oder Durchschnittswertverfahren

Bei einem abschließenden Rundgang wird kontrolliert, ob auch alle Be­rei­che ab­ge­ar­bei­tet sind. Alle Werte der einzelnen Auf­nah­me­be­rei­che werden final addiert, um so das Gesamtvermögen zu ermitteln. Erst wenn alles seine Rich­tig­keit hat, wird der Beleg quit­tiert und die Inventur ab­ge­schlos­sen.

Eine Frau führt die Inventur mit mobiler Datenerfassung durch

Mit SelectLine MDE die In­ven­tur wie ein Profi meistern

Mit SelectLine MDE geht Ihnen die Inventur dank mobilen Endgeräts ab sofort ganz leicht von der Hand. Alle aktiven Inventuren der Wa­ren­wirt­schaft können damit ab­ge­ar­bei­tet und die bereits ge­zähl­ten Bestände ein­ge­se­hen werden. Jeder gezählte Artikel wird über seinen Bar­code iden­ti­fi­ziert, die Menge erfasst und evtl. MHD, Serien-/ Char­gen­num­mer ergänzt. Das Suchen von Artikeln auf der Zählliste entfällt genauso wie das Zu­sam­men­rech­nen der ge­zähl­ten Zwisch­en­wer­te. Da jede Er­fas­sung per Se­lect­Line MDE direkt in die Da­ten­bank der Wa­ren­wirt­schaft übertragen wird, entfällt auch das müh­se­lige Ab­tip­pen der In­ven­tur­lis­ten. So können Sie sich ohne Me­di­en­brü­che direkt auf die In­ven­tur­aus­wer­tung kon­zen­trie­ren. Wo­rauf warten Sie? Erleichtern Sie sich die Inventur.

Mit SelectLine MDE ganz­jäh­rig auf der sicheren Seite

Mit SelectLine MDE haben wir eine Lösung geschaffen, die Sie ganz­jäh­rig dabei un­ter­stützt, den Überblick über Ihre Ar­tik­el­be­stän­de und die Ver­füg­bar­kei­ten an den je­wei­li­gen La­ger­plät­zen zu behalten. Star­ten Sie jederzeit eine Be­stands­ab­fra­ge auf Ihren MDE-Geräten und lassen Sie sich Menge und Artikel bequem an­zei­gen. Wie das funk­tio­niert? Ganz einfach. Wa­ren­zu- und -ab­gän­ge werden von Be­ginn an im Lager mit Hilfe von mo­bi­len Geräten digital erfasst. Die ge­sam­mel­ten Informationen übergeben Sie bequem und ohne Me­di­en­brü­che, wie bei­spiels­wei­se „Notiz- oder Hand­zet­tel“, an Ihre Se­lect­Line Wa­ren­wirt­schaft. Hier haben Sie dann stets Zugriff auf den aktuellen Warenbestand.

Johanna Aigner

Johanna Aigner

Online Marketing Managerin at SelectLine Software GmbH
Johanna ist ein echter Profi wenn es um Marketing und E-Business geht. Nachdem sie 2018 ihren Bachelor of Science in Betriebswirtschaftslehre abgeschlossen hatte, verdiente sie sich als Marketing-Freelancerin für lokale und internationale Unternehmen ihre Sporen. Seit 2020 ist Johanna Online Marketing Managerin bei der SelectLine Software GmbH. Johanna ist nicht nur ein Kommunikationstalent, sie ist auch handwerklich sehr begabt. In ihrer Freizeit lebt sie ihre kreative Ader mit allen möglichen DIY-Projekten aus. Johanna liebt scharfes Essen und Motorradfahren.



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