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Inventur | Inventar | Inventurarten – Alles was man dazu wissen muss >>Inkl. Checkliste<<

Eine stressfreie und gut organisiert durchgeführte Inventur wünscht sich jeder Unternehmer. Aber wie stellt man das an?

Mitarbeiter bei der Inventur

Aufnahmeformulare, Inventurprotokolle, Warenzugangslisten sind i. d. R die Werkzeuge für eine erfolgreiche Inventur.

Was ist eine Inventur (Definition)?

Die Inventur bezeichnet die Bestandsaufnahme aller Vermögensgegenstände im Unternehmen zu einem Stichtag. Dazu zählen

  • Anlagevermögen, wie Grundstücke oder Maschinen
  • Umlaufvermögen, wie Forderungen und Schulden, Bargeld, Erzeugnisse, etc.

Die Inventur wird schriftlich, in Form des Inventars festgehalten und listet alle Vermögensgegenstände nach Art, Menge und Wert auf.

Jeder Kaufmann ist zur Inventur verpflichtet, ausgenommen Unternehmer denen es erlaubt ist eine EÜR (Einnahmenüberschussrechnung) durchzuführen.

Was ist der Unterschied zwischen Inventur und Inventar?

Die Inventur bezeichnet die Aktion, alle Vermögensgegenstände im Unternehmen aufzunehmen und zu bewerten.

Das Inventar ist das Resultat der Inventur, eine Liste mit allen im Unternehmen vorhandenen Vermögensgegenständen nach Art, Menge und Wert.

Warum ist die Inventur notwendig?

Die Inventur bildet somit die Voraussetzung für die Ordnungsmäßigkeit der darauf aufbauenden Buchführung.

Durch die Inventur werden die Ist-Bestände im Unternehmen ermittelt und mit den Soll-Beständen abgeglichen. Bei Abweichungen wird der Soll-Bestand angeglichen. Die Korrektur fließt voll wirksam in die Gewinn-und Verlustrechnung des Unternehmens ein.

Welche Inventurverfahren gibt es?

Drei verschiedene Inventurverfahren werden unterschieden:

Körperliche Inventur

Die körperliche Inventur meint den Rundgang durchs Unternehmen und das Aufnehmen aller materiellen Vermögensgegenstände durch Zählen, Messen, Wiegen und Schätzen.

Buchinventur

Die Buchinventur ermittelt alle immateriellen Vermögensgegenstände (Forderungen, Schulden, finanzielles Vermögen) durch Quittungen und Belege.

Anlageninventur

Die Anlageninventur bestimmt den Wert des Anlagevermögens, also der dauerhaften materiellen Wertsachen im Unternehmen (Fuhrpark, Maschinen und Anlagen, Büroausstattung) mit Anschaffungs- oder Herstellungskosten über 1.000 Euro.

Welche Inventurarten sind erlaubt?

Es gibt drei Arten die Inventur durchzuführen. Diese können in ihrer reinen Form angewendet werden, es sind jedoch auch Kombinationen erlaubt.

Stichtagsinventur

Bei der Stichtagsinventur fällt die wertmäßige und mengenmäßige Inventur auf einen einzigen Tag. Zulässig für die zeitversetzte Aufnahme ist eine Frist von zehn Tagen vor oder nach dem Stichtag. Die Zu- und Abgänge zwischen dem Aufnahme- und dem Stichtag, auch die Bewegungen am Stichtag selbst, werden anhand von Belegen mengen- und wertmäßig fortgeschrieben beziehungsweise zurückgerechnet.

Verlegte Inventur

Bei der verlegten Inventur erfolgt die körperliche Inventur drei Monate vor oder zwei Monate nach dem Bilanzstichtag. Der ermittelte Bestand wird lediglich wertmäßig auf den Bilanzstichtag hoch- bzw. zurückgerechnet. Dadurch entstehen Ungenauigkeiten im Inventar.

Permanente Inventur

Bei der permanenten Inventur wird die Bestandserfassung auf das gesamte Wirtschaftsjahr verteilt. D. h. der Zeitpunkt für den Vergleich von Soll- und Ist-Bestand kann frei gewählt werden, wenn die körperliche Inventur abgeschlossen ist. Voraussetzung dafür ist die Führung eines Lagerbuches sowie Belege zu allen Zu- und Abgängen.

Ablauf der Inventur - Step by Step

1. Aufgaben vor der Inventur

Datum: Zu Beginn muss ein Datum für die Inventur festgelegt werden, je nach dem, für welche der genannten Inventurarten Sie sich entschieden haben. Üblich ist ein Termin zum Jahresende.

Zeitplan: Es ist sinnvoll sich für die Inventur einen Zeitplan aufzustellen, um sich zeitlich nicht zu verkalkulieren. Dazu müssen folgende Dinge geklärt werden:

  • Wird die Inventur bei laufender, reduzierter oder geschlossener Produktion durchgeführt?
  • Wie lange dauert die Inventur?
  • Alle festgelegten Abschnitte der Inventur werden in einen Inventurkalender eingetragen.
  • Verantwortlichkeiten für gewisse Bereiche werden zugeteilt und ein Inventurleiter festgelegt.

Inventurbereiche: Um den aufgestellten Zeitplan gut einhalten zu können, bedarf es einem genauen Ablaufplan. Daher wird die Firma in verschiedene Inventurbereiche eingeteilt. Diese Bereiche werden gründlich aufgeräumt, Bestände werden geordnet, defekte oder abgelaufene Ware wird separat gelegt. Alle aufzunehmenden Artikel werden gekennzeichnet, die Aufnahmebereiche werden nummeriert und markiert.

Hilfsmittel: Um die Inventur erfolgreich durchzuführen, müssen einige Hilfsmittel vorher angefertigt bzw. bereitgestellt werden:

  • Aufnahmeformulare
  • Inventurprotokolle
  • Warenzugangslisten sowie Warenverkaufslisten für Transaktionen während der Inventur bereitlegen (bspw. falls Lieferungen auf dem Weg sind)
  • Taschenrechner, Stifte, Notizzettel, Leitern, Waagen, etc.

Inventurpersonal: Die Mitarbeiter, die für die jeweiligen Bereiche verantwortlich sind, müssen gewissenhaft eingewiesen werden um Fehler zu vermeiden. Das bedeutet, ihnen muss erklärt werden, wie das Aufnahmeformular auszufüllen ist, in welchem Zeitrahmen die Arbeiten durchzuführen sind sowie die genaue Vorgehensweise während der Inventur.

2. Aufgaben während der Inventur

Zu Beginn werden die Aufnahmebereiche vom Inventurleiter geschlossen, damit keine Ware entnommen werden kann. Bei der Inventur müssen dann folgende Regeln eingehalten werden:

  1. Die Zählung innerhalb eines Regals geht von links nach rechts und von oben nach unten.
  2. Der Zähler nennt die Daten einer aufgenommen Objektgruppe: Artikelbezeichnung, Warengruppen-Nummer, Alter, Menge und Preis. Er markiert außerdem aufgenommene Artikel.
  3. Der Schreiber nimmt die Daten des Zählers auf. Er kennzeichnet abgearbeitete Aufnahmebereiche.

3. Aufgaben nach der Inventur

Nachdem alle Waren aufgenommen wurden, werden die Aufnahmeformulare einem Prüfer vorgelegt. Er prüft diese auf Vollständigkeit, Lesbarkeit und auf die vorhandenen Unterschriften des Schreibers und des Zählers.

Das aufgenommene Inventar muss nun mittels eines passenden Bewertungsverfahrens wertmäßig eingestuft werden:

  • Einzelbewertung
  • Gruppenbewertung
  • Festwertverfahren
  • LiFo, FiFo oder Durchschnittswertverfahren

Der Prüfer muss außerdem durch einen Rundgang kontrollieren, ob alle Aufnahmebereiche markiert und somit abgearbeitet worden sind. Hat alles seine Richtigkeit unterschreibt er die Belege ebenfalls, stempelt sie mit einer Nummer und heftet sie ab (Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre).

Natürlich müssen die Werte jedes einzelnen Aufnahmebereichs addiert werden, um das gesamte Vermögen zu ermitteln.

Checkliste zur Inventur

Damit die Inventur reibungslos vonstattengehen kann, stellen wir Ihnen eine Checkliste bereit, damit nichts vergessen wird:

Checkliste zur ordnungsgemäßen Inventur

 

Kaufmännische Software als Unterstützung

Eine kaufmännische Software leistet entscheidende Unterstützung zur Inventur. Mit guten Warenwirtschaftssystemen, machen Sie die Inventur quasi "per Knopfdruck", sodass sogar 50 % der dazu benötigten Zeit eingespart werden können.

Technische Hilfsmittel wie Barcode-Scanner, die die Warenaufnahme wesentlich vereinfachen und verkürzen, reduzieren zudem den Personalaufwand während der Inventur um ein Vielfaches.




Kommentare

1 Kommentar vorhanden

  • Kommentar von Walter
    // 7. Mai 2019 um 12:25

    Guter Artikel, vielen Dank dafür!

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